Pedoman Administrasi Umum

A. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN

Surat masuk adalah semua suratsurat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan penahanan, ijin penggeledahan, dan ijin penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan Negeri dan diterima pada Sub Bagian/Urusan Umum atas delegasi Panitera/Sekretaris.

1. Pengelolaan Surat Masuk
• Surat yang diterima diberikan tanda terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, untuk diteruskan ke KPN atau WKPN.
• Ketua/Wakil Ketua Pengadilan Negeri mendisposisi surat. (kecuali Ketua Dinas Luar)
• Surat kembali ke Panitera/Sekretaris untuk didisposisi.
• Surat didistribusikan sesuai disposisi oleh staf Panitera/Sekretaris kepada Wasek atau Wapan.
• Surat yang memerlukan jawaban/tanggapan, masing-masing harus sudah dijawab/ditanggapi.
2. Pengelolaan Surat Keluar
• Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor dan tanggal pada hari dan tanggal tersebut. 1 (satu) lembar surat ditinggal pada Sub Bagian/Urusan Umum sebagai arsip.
• Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat penting dikirim melalui kurir.

B. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN

1. Pencatatan aset/barang milik Negara setiap ada kegiatan pengadaan barang/jasa setelah adanya penyerahan/laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan SPM dilakukan pencatatan/penginputan kedalam aplikasi SIMAK-BMN.
2. Pencatatan barang-barang persediaan (ATK).
3. Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN. Pembuatan Daftar Barang Ruangan (DBR), yang berlaku selama 1 tahun Pembuatan Kartu Inventaris Barang (KIB).
4. Pembuatan Laporan Neraca (SIMAK-BMN) ke Sub Bagian/ Urusan Keuangan, (dan dilaporkan setiap akhir bulan).
5. Membuat Laporan Barang Milik Negara setiap Semester ke Instansi terkait.
6. Melakukan opname barang setiap bulan.
7. Pendataan Barang Inventaris yang telah rusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan.
8. Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat).
9. Perbaikan dan perawatan kendaraan operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki.
10. Perawatan dan pemeliharaan gedung kantor secara periodik.
11. Perawatan AC dan komputer.
12. Perbaikan dan perawatan meubelair yang masih bisa diperbaiki.

C. ADMINISTRASI PERENCANAAN

1. Menghimpun data dan sarana penunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua, Hakim, Panitera/Sekretaris, panitera pengganti, Kepaniteraan dan Kesekretariatan tahun yang akan datang.
2. Menyusun Rencana Kerja Tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana.
3. Menyusun rencana kerja dan progam kerja Sub Bagian Umum setiap awal tahun.

D. KERUMAHTANGGAAN

1. Pengelolaan Perpustakaan
• Mencatat buku baru yang diterima kedalam buku Agenda, Buku Induk dan Penomoran menurut Klasifikasi oleh Petugas Perpustakaan.
• Membuat perencanaan dan mengusulkan pengadaan buku, Undang- Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah dan buku tentang hukum serta bukubuku yang ada relevansinya dengan kedinasan.(Setiap akhir tahun oleh Kepala Sub Bagian/Urusan Umum)
• Membuat catatan peminjaman buku dan pengembalian buku dan Buku Peminjaman.
• Melakukan pemeliharaan dan perawatan koleksi buku-buku dua minggu sekali.
2. Perawatan dan Pemeliharaan
• Sarana Prasarana Gedung
• Memanaskan genset.
• Perawatan dan Pemeliharaan gedung.
• Perawatan dan pemeliharaan barang inventaris kantor.
• Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran
3. Keamanan
• Menyusun Uraian Tugas (job description) Satuan Pengamanan setiap 6 bulan.
• Melakukan pertemuan dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf Sub Bagian Umum dan Satuan Pengamanan stiap akhir bulan.
• Melakukan pengontrolan Lingkungan Kantor dilaksanakan oleh Petugas Pengamanan dan Staf Sub Bagian Umum.
• Melakukan Koordinasi dengan aparatur keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM).
• Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket.
• Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja dan mengunci pintu yang belum terkunci oleh Satuan Pengamanan.
• Menyalakan lampu di malam hari di luar ruangan seperlunya dilaksanakan oleh Petugas Pengamanan.
• Mencatat dalam buku bagi pegawai atau pihak luar yang melaksanakan kegiatan di lingkungan kantor di luar jam kerja.
4. Kebersihan
• Menyusun Uraian Tugas (Job Description) Petugas Kebersihan dan Penanggung Jawab Petugas Kebersihan.
• Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas.